1. Des accès nominatifs, jamais de mot de passe partagé
Chaque personne de l'agence accède aux comptes du client avec son propre compte, invité par le client ou par le biais du compte administrateur et du portefeuille partenaire. Un identifiant partagé dans un message ou un tableur ne se retire pas quand une personne part, et ne dit pas qui a fait quoi. Si un outil n'offre pas d'accès nominatif, le mot de passe va dans un gestionnaire de mots de passe d'équipe, partagé à la seule personne qui en a besoin.
2. La double authentification partout, et obligatoire
Google, Meta et la plupart des outils permettent d'exiger la double authentification pour tous les membres d'un compte ou d'un portefeuille business. Activée sur le compte personnel, elle protège une personne ; rendue obligatoire au niveau de l'agence, elle protège tous les clients. C'est la mesure la plus efficace contre le vol de mot de passe, et elle ne coûte rien.
3. Le moindre privilège
Chacun reçoit le niveau d'accès dont il a besoin, pas davantage : lecture pour qui produit les rapports, modification pour qui pilote les campagnes, administration pour très peu de personnes. Un accès administrateur permet d'inviter d'autres personnes, de changer la facturation ou de supprimer des éléments ; il doit rester rare et justifié.
4. Un registre des accès
Pour chaque client : quel outil, quel compte, quelle personne, quel niveau, depuis quand. Le registre sert à trois moments : quand une personne quitte l'agence, quand un client part, et quand un incident oblige à savoir en quelques minutes qui avait accès à quoi.
5. Un départ se traite le jour même
- Retirer la personne de tous les comptes clients, en partant du registre.
- Révoquer les accès aux outils de l'agence et les connexions qu'elle avait autorisées.
- Changer les mots de passe partagés qu'elle connaissait, s'il en reste.
- Vérifier qu'aucune application ou automatisation ne fonctionne encore avec ses identifiants.
6. Des clés et jetons rangés comme des mots de passe
Les outils connectés aux comptes des clients reposent sur des jetons d'accès et des clés d'API. Une clé collée dans un e-mail, un ticket ou une conversation doit être considérée comme exposée, et renouvelée. Préférez les connexions par autorisation (OAuth), que le client peut révoquer lui-même, aux clés copiées à la main.
7. Les données personnelles des clients
Dès que l'agence traite des données personnelles pour le compte d'un client, par exemple une liste de clients importée pour créer une audience, elle agit comme sous-traitant au sens du RGPD. Le contrat doit l'encadrer, et les outils qui traitent ces données doivent pouvoir signer un accord de traitement des données. Limitez ces données au nécessaire et supprimez-les dès qu'elles ne servent plus.
Ce que fait Vandolo
Vandolo impose la double authentification, propose la connexion unique (SSO) aux équipes qui en ont une, et attribue un rôle à chaque personne : propriétaire, administrateur, agence ou lecture seule. Les connexions aux régies passent par autorisation, au nom des comptes du client, et les jetons restent côté serveur. Une action sur une campagne demande une confirmation par second facteur, et tout est inscrit au journal des actions. Un accord de traitement des données est disponible.