Avant d'ouvrir l'accès : à qui appartient le compte ?
Cette question précède toutes les autres, parce qu'elle décide de ce qui se passera à la fin du contrat. Un compte Google Ads accumule un historique qui a de la valeur : conversions mesurées, audiences constituées, apprentissage des stratégies d'enchères, historique des annonces et des requêtes. Ce patrimoine appartient à l'annonceur, et doit le rester. La règle saine tient en trois points : le client crée lui-même son compte, avec une identité Google rattachée à l'entreprise plutôt qu'à la messagerie personnelle d'un salarié qui partira un jour ; il en garde le niveau Administrateur ; la facturation est à son nom. L'agence arrive ensuite, comme invitée.
Donner accès à Google Ads : les deux voies possibles
Google Ads propose deux mécanismes, qui ne se valent pas selon la situation. Le premier consiste à inviter un utilisateur : une personne précise, identifiée par son adresse e-mail, reçoit le niveau d'accès que vous choisissez. Le second consiste à associer votre compte au compte administrateur de l'agence, souvent appelé MCC : l'agence voit alors votre compte dans son propre espace, à côté de ceux de ses autres clients, et décide de son côté lesquels de ses collaborateurs interviennent. L'invitation convient à un indépendant ou à une petite équipe dont vous voulez connaître chaque membre. L'association convient à une agence structurée : elle lui évite une invitation par personne et par client, et vous évite de gérer ses arrivées et ses départs.
Première voie : inviter un utilisateur
- Ouvrez le menu Admin, puis « Accès et sécurité ».
- Cliquez sur le bouton « + » et saisissez l'adresse e-mail de la personne.
- Choisissez le niveau d'accès, puis cliquez sur « Envoyer l'invitation ».
- La personne invitée doit disposer d'un compte Google, précise l'aide Google. Si l'adresse professionnelle de l'agence n'est rattachée à aucun compte Google, il faudra en créer un sur cette adresse avant d'accepter.
Chaque invité apparaît nommément dans la liste des utilisateurs : c'est l'avantage de cette voie, et sa contrainte. Quand un collaborateur quitte l'agence, c'est à vous de retirer son accès ; si personne ne le fait, l'ancien salarié d'un prestataire garde la main sur vos campagnes. Les libellés des menus évoluent régulièrement chez Google : si l'un d'eux a changé, la logique reste la même, depuis la gestion des accès du compte.
Seconde voie : associer le compte au compte administrateur de l'agence
Le sens de la démarche surprend souvent : ce n'est pas le client qui envoie quelque chose, c'est le compte administrateur de l'agence qui envoie une demande d'association. L'agence passe par « Paramètres du sous-compte », bouton « + », « Associer un compte existant », saisit votre numéro client, puis clique sur « Envoyer la demande ». De votre côté, un administrateur du compte l'accepte dans Admin, « Accès et sécurité », onglet « Administrateurs », où la « Demande d'association » l'attend. Vous n'avez donc à communiquer que votre numéro client, qui n'est pas un secret. N'acceptez en revanche jamais une demande que vous n'attendiez pas, et confirmez avec l'agence l'identité du compte qui l'a envoyée.
Il existe une troisième situation, plus discrète : l'agence crée le compte directement depuis son compte administrateur. Le compte naît alors associé à elle, ce qui permet de démarrer vite et pose un problème si personne ne règle la question de la propriété. Si votre compte a été créé ainsi, vérifiez dès maintenant que vous y disposez vous-même d'un accès Administrateur, et que la facturation est bien à votre nom.
Niveaux d'accès Google Ads : lequel donner, et pourquoi
- E-mails uniquement : réservé à la réception des e-mails du compte, sans travail dans les campagnes.
- Facturation : réservé à la gestion de la facturation, utile pour un service comptable.
- Lecture seule : voir sans rien modifier. Le bon niveau pour un dirigeant, un auditeur ou un consultant qui donne un avis.
- Standard : modifier les campagnes, créer des conversions, générer des rapports. C'est le niveau d'une agence qui pilote vos campagnes au quotidien.
- Administrateur : accès complet, y compris la gestion des utilisateurs, les associations de produits et l'association de comptes. Ce niveau reste chez le client.
Pourquoi ne pas donner le niveau Administrateur à l'agence ? Parce que la gestion des utilisateurs inclut celle des vôtres : un administrateur peut techniquement retirer les autres accès, y compris celui du client. Rien ne dit que votre agence le fera ; rien ne justifie de lui en donner la possibilité. Le niveau Standard couvre l'essentiel du travail, conversions comprises. Les opérations réservées aux administrateurs, comme une association de produits, se font en séance de travail commune, par l'administrateur côté client, plutôt qu'en élevant durablement le niveau de l'agence. Et gardez plus d'un administrateur chez vous : un compte dont l'unique administrateur quitte l'entreprise devient difficile à reprendre.
Partager un compte Google Ads ne veut jamais dire partager un mot de passe
Envoyer l'identifiant et le mot de passe du compte Google qui détient l'accès se pratique encore, et c'est la pire des solutions. Vous ne savez plus qui a fait quoi, puisque toutes les modifications portent le même nom. Vous ne pouvez plus retirer l'accès d'une seule personne sans changer le mot de passe pour tout le monde. Le second facteur d'authentification, lié à un téléphone, devient un obstacle permanent, ou finit désactivé pour simplifier, ce qui est pire. Et une identité Google n'ouvre pas que Google Ads : elle donne souvent aussi la messagerie, les documents partagés ou Analytics. Une invitation nominative ou une association de comptes règlent tout cela, sans exception à prévoir.
Retirer l'accès en fin de contrat, dans le bon ordre
- Donnez d'abord l'accès au nouveau prestataire, ou désignez qui reprend la main en interne, pour que la dépense ne reste jamais sans surveillance.
- Faites documenter par l'agence sortante ce qui ne se lit pas dans le compte : la logique des conversions, les exclusions, les tests en cours, les raisons des choix passés.
- Vérifiez que vous êtes bien Administrateur : sans ce niveau, vous ne pourrez rien retirer.
- Retirez les utilisateurs invités : « Accès et sécurité », colonne Actions, « Supprimer l'accès ».
- Rompez l'association avec le compte administrateur de l'agence, depuis la gestion des accès du compte ; l'emplacement exact de l'option varie selon les versions de l'interface.
- Passez en revue les outils voisins, qui gèrent leurs propres utilisateurs : Google Tag Manager, Google Analytics, Merchant Center. Retirer l'accès à Google Ads ne retire rien chez eux.
- Remplacez enfin ce qui reposait sur l'agence : moyen de paiement, adresses de notification.
Retirer un accès ne met pas les campagnes en pause : elles continuent de diffuser avec leurs budgets. C'est voulu, et c'est un risque si personne ne regarde le compte pendant la transition. D'où l'ordre ci-dessus, qui commence par la relève et finit par le ménage.
Ce que fait Vandolo, une fois les accès en place
Les accès décrits ici se règlent dans Google Ads. Vandolo s'y connecte ensuite par OAuth, et vous choisissez quels comptes rattacher à quelle marque, un compte n'appartenant qu'à une seule marque. Côté équipe, le rôle Agence agit sur les campagnes et le contenu sans toucher aux membres ni à la facturation, et le rôle Lecture seule consulte sans agir. Toute écriture dans la régie, comme une pause ou un changement de budget, redemande un code de second facteur.