Logiciel de suivi des prospects : CRM, tableur ou outil de prospection, qui fait quoi

Qu'est-ce que le suivi des prospects ?

Suivre ses prospects, c'est savoir à tout moment, pour chaque opportunité : qui est l'interlocuteur et son entreprise, d'où vient le contact, à quelle étape il en est, quel a été le dernier échange, quelle est la prochaine action et à quelle date, quel montant est en jeu et avec quelle probabilité. Ce suivi sert à relancer au bon moment, à prévoir le chiffre d'affaires, à répartir le travail entre commerciaux et à comprendre pourquoi on perd. Sans lui, la mémoire commerciale de l'entreprise tient dans les boîtes mail de chacun.

Tableur, CRM, outil de prospection : qui fait quoi

• check_circle Le tableur : gratuit et immédiat, il tient tant qu'une seule personne suit quelques dizaines d'opportunités. Il casse avec le partage, l'historique des échanges et les rappels.
• check_circle Le CRM : la fiche de chaque entreprise et de chaque contact, le pipeline par étapes, l'historique des e-mails et des appels, les tâches, les rappels et les prévisions. C'est l'outil du suivi.
• check_circle L'outil de prospection : constituer des listes, trouver des coordonnées, envoyer des séquences. Il alimente le CRM, il ne le remplace pas.
• check_circle L'outil de signaux d'achat : repérer les entreprises qui bougent — création, levée de fonds, recrutement, marché public — pour savoir qui contacter maintenant.

Les fonctions indispensables

• check_circle Un pipeline visuel, avec des étapes définies et l'opportunité qu'on déplace d'une étape à l'autre.
• check_circle Une fiche entreprise et une fiche contact, avec l'historique complet des échanges.
• check_circle Des tâches et des rappels datés, pour que chaque opportunité ait une prochaine action.
• check_circle La synchronisation avec la messagerie et l'agenda, pour éviter la double saisie.
• check_circle Des champs personnalisables : source, secteur, taille, motif de perte.
• check_circle Des rapports : pipeline par étape, taux de passage, motifs de perte, prévisions.
• check_circle L'import et l'export des données, et une application mobile si vos commerciaux sont sur le terrain.
• check_circle Des droits d'accès par utilisateur ou par équipe.

Les familles de CRM

• check_circle Les CRM généralistes dotés d'un large écosystème d'intégrations, comme HubSpot, Salesforce ou Zoho, qui couvrent vente, marketing et service client.
• check_circle Les CRM centrés sur le pipeline, pensés pour les petites équipes commerciales, comme Pipedrive.
• check_circle Les CRM français qui intègrent devis et facturation, comme Sellsy ou Axonaut.
• check_circle Les modules de suivi intégrés aux outils de prospection, utiles pour démarrer mais limités dès que le cycle de vente s'allonge.

Les critères de choix pour une PME

• check_circle La simplicité pour ceux qui saisiront : un CRM que les commerciaux n'ouvrent pas ne suit rien.
• check_circle Les intégrations : messagerie, agenda, téléphonie, outil de prospection, facturation.
• check_circle L'hébergement des données et le contrat de traitement proposé.
• check_circle Un prix public, par utilisateur, et la durée d'engagement.
• check_circle La facilité d'import de l'existant : tableurs, contacts de la messagerie.
• check_circle Un support en français.
• check_circle La réversibilité : un export complet de vos données si vous changez d'outil.
• check_circle Un essai sur vos vraies opportunités, pas sur des données de démonstration.

Définir son pipeline avant de choisir l'outil

• check_circle Des étapes qui correspondent à des faits vérifiables : premier échange, besoin qualifié, proposition envoyée, négociation, gagné ou perdu.
• check_circle Un critère d'entrée pour chaque étape : une opportunité passe en « proposition » quand la proposition est partie, pas quand on pense l'envoyer.
• check_circle Un motif obligatoire pour chaque opportunité perdue.
• check_circle Une date de prochaine action obligatoire pour chaque opportunité ouverte.
• check_circle Le minimum de champs : chaque champ obligatoire de plus est une raison de ne pas saisir.

Les indicateurs du suivi des prospects

• check_circle Nombre et montant des opportunités par étape.
• check_circle Taux de passage d'une étape à la suivante, et taux de transformation global = opportunités gagnées ÷ opportunités créées.
• check_circle Durée moyenne passée à chaque étape.
• check_circle Valeur pondérée du pipeline = somme, pour chaque opportunité, du montant × probabilité de signature.
• check_circle Motifs de perte, classés par fréquence.
• check_circle Opportunités sans prochaine action : celles qui sont en train de se perdre en silence.

Les erreurs qui font abandonner un CRM

• check_circle Trop de champs obligatoires dès le départ.
• check_circle Des étapes floues, que chacun interprète à sa façon.
• check_circle La double saisie, faute de synchronisation avec la messagerie.
• check_circle Un outil choisi par la direction sans les commerciaux qui l'utiliseront.
• check_circle Aucun rituel : sans revue de pipeline hebdomadaire, personne ne tient les données à jour.
• check_circle Des doublons jamais nettoyés, qui finissent par rendre les rapports faux.

Vandolo n'est pas un CRM

Disons-le clairement : Vandolo ne suit ni les opportunités, ni le pipeline, ni les devis. Il ne remplace pas votre CRM. Ce qu'il fait, dans le module Croissance & acquisition (95 € HT par mois) : il lit vos entreprises HubSpot et les classe par priorité, y rattache les signaux d'achat lus dans Signalo — créations, levées, recrutements, marchés publics —, et suit vos séquences lemlist, La Growth Machine ou Apollo. Il aide donc à savoir qui contacter et ce que donnent vos séquences ; le suivi des prospects, lui, reste dans votre CRM.